Det låter som att en wiki-mjukvara skulle göra jobbet. En simpel och minimal är TiddlyWiki, https://tiddlywiki.com/
Det är bara en HTML-fil som du sparar lokalt. Kan därmed synkas med Dropbox, Google Drive eller vad du vill. Du kan skapa så kallade tiddlers (artiklar/informationssidor) med bilder, taggar och egna fält. Utöver att skriva in ny information direkt på sidan kan man använda browser extensions eller tillägg till Dropbox/Google Drive.
Om ni har behov av versionerad backup så kanske det blir lite onödigt krångligt med TiddlyWiki. I så fall finns det kanske andra wiki-mjukvaror som är smidigare att använda.